Come utilizzare le Revisioni dei Preventivi

Sommario

In questo articolo viene descritto cosa sono le Revisioni dei Preventivi su Perfetto4, come si utilizzano e quali sono i vantaggi che offrono.

Premessa

Gestire le revisioni dei Preventivi ti aiuta a creare ed archiviare illimitate versioni di un Preventivo e scegliere quella più idonea a diventare la revisione definitiva da inviare al cliente.

Cosa si attiva la gestione delle Revisioni

Per utilizzare le revisioni nei preventivi è necessario prima attivare il relativo parametro generale seguendo queste indicazioni:

1. chiudere tutte le eventuali maschere aperte, per modificare i parametri di Perfetto4 è necessario che tutte le maschere siano chiuse;

2. andare nella voce di menù in [Perfetto > Preferenze > Preventivi > Preventivi > Parametri preventivi];

3. abilitare lo stato di modifica della maschera premendo il pulsante "Modifica" (Ctrl+Invio);

4. impostare la spunta in corrispondenza della voce "Abilita revisione preventivo";

5. premere sul pulsante "Salva"  (F10);

6. chiudere la maschera premendo sul pulsante "Esci"  (Ctrl+F4). 

Come utilizzare le Revisioni nei Preventivi

Queste sono le indicazioni per creare una nuova revisione di un Preventivo:

1. andare nella voce di menù in [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];
2. premere sul pulsante "Nuovo"  (F2);
3. inserire i dati del Preventivo;
4. posizionarsi nella scheda "Dati Principali" nella sezione "Revisione"; questi campi sono visibili solo se viene attivato il parametro generale indicato nel paragrafo precedente;
5. quando si inserisce un nuovo Preventivo, il numero di Revisione è impostato automaticamente a "0" ed automaticamente viene impostata la spunta su "Revisione preferenziale". Questo dato indica che tra le revisioni create del Preventivo, quella che riporta questa spunta è da ritenere la revisione preferenziale, cioè quella più quotata per essere la versione che viene inviata al cliente. Quando si crea un nuovo Preventivo questo viene impostato automaticamente come preferenziale, perché non ci sono al momento altre sue revisioni;
6. premere sul pulsante "Salva"  (F10);
7. premere sul simbolo di un triangolo sul pulsante "Azioni" ;
8. premere sulla voce "Crea revisione" (Ctrl+Alt+N);
9. viene aperta una nuova maschera di Preventivo, con tutti i dati del Preventivo di origine, dove nei campi "Revisione" sono impostati questi dati:
   • "Questa è la revisione nr", in questo campo viene impostato il valore "1";
   • "Questa revisione deriva da", in questo campo vengono impostati il numero del Preventivo di origine e il relativo numero di revisione;
10. modificare i dati del Preventivo come necessario;
11. premere sul pulsante "Salva" (F10).

Ripetendo i passaggi sopra riportati è possibile creare nuove revisioni dal Preventivo originale o da una delle sue Revisioni. Ogni nuova revisione viene numerata progressivamente con un numero crescente.

Come impostare una Revisione preferenziale

La creazione delle revisioni non è vincolata da limiti di inserimento, l’utente perciò può inserire liberamente tutte le revisioni desiderate. La “Revisione preferenziale” è un impostazione che consente di determinare fra tutte le revisioni di un Preventivo quale sia quella più accreditata a diventare la Revisione definitiva, cioè quella che viene inviata al cliente.
La procedura per abilitare l’opzione “Revisione preferenziale” è la seguente:

1. richiamare l’anagrafica del Preventivo desiderato da [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];
2. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);
3. posizionarsi nella scheda "Dati Principali" nella sezione "Revisione";
4. impostare la spunta sul campo "Revisione preferenziale";
5. premere sul pulsante "Salva" (F10).

Nota bene: non può essere impostata più di una revisione preferenziale per uno specifico Preventivo, pertanto il sistema avvisa l'utente se si prova a salvare una revisione con la spunta su preferenziale, quando c'è già un'altra revisione impostata come tale. Quando è già presente una sua revisione preferenziale, viene indicata qual'è, così l'utente può valutare se lasciarla come tale o togliervi la spunta ed impostare un'altra revisione come preferenziale.

Come impostare una Revisione definitiva

Dopo aver esaminato tutte le revisioni è possibile confermare quale è quella definitiva che viene inviata al cliente abilitando l’opzione “Revisione definitiva”.
L’operazione può essere svolta seguendo questi passaggi:

1. richiamare l’anagrafica del Preventivo desiderato da [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];
2. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);
3. posizionarsi nella scheda "Dati Principali" nella sezione "Revisione";
4. impostare la spunta sul campo "Revisione definitiva";
5. premere sul pulsante "Salva" (F10).

Nota bene: una Revisione può essere impostata come definitiva anche se non è impostata come revisione preferenziale. Non può essere impostata più di una revisione definitiva per uno specifico Preventivo, pertanto il sistema avvisa l'utente se si prova a salvare una revisione con la spunta su definitiva, quando c'è già un'altra revisione impostata come tale. Quando è già presente una sua revisione definitiva, viene indicata qual'è, così l'utente può valutare se lasciarla come tale o togliervi la spunta ed impostare un'altra revisione come definitiva.

Approfondimento

Quando è attiva la gestione delle revisioni dei Preventivi, Perfetto4 consente la trasformazione da Preventivo a Commessa unicamente delle revisioni definitive, le altre revisioni non definitive non vengono mostrate nella maschera di caricamento Preventivo in Commessa.