Come utilizzare le Fasi di lavorazione in un Preventivo

Sommario

Questa guida è dedicata alla redazione di preventivi impiegandovi la gestione delle Fasi di lavorazione.
In questo articolo potrai approfondire i seguenti temi:

• perché gestire le Fasi di lavorazione in un Preventivo;
• come creare l’anagrafica delle Fasi;
• il metodo di caricamento dei dati relativi alle Fasi di lavorazione in un Preventivo;

Premesse

La gestione delle Fasi di lavorazione sul Preventivo offre un criterio di valutazione avanzato dei costi previsti.
Questa funzionalità aiuta l’utente nel computo dei costi per Fase di lavorazione e consente di effettuare un’analisi dettagliata di tutti gli elementi (merce, manodopera, oneri ...) previsti per una specifica Fase.

Come usare le Fasi di lavorazione nel Preventivo

Perché gestire le Fasi di lavorazione?

Gestire le Fasi di lavorazione in un Preventivo consente all’utente di avere un ulteriore criterio di analisi dei costi preventivi, divisi per tipologia di Fase lavorativa.

Come attivare la gestione delle Fasi di lavorazione?

Per utilizzare le Fasi di lavorazione in un Preventivo è necessario abilitare prima il relativo parametro generale seguendo le indicazioni sotto riportate:

1. chiudere tutte le eventuali maschere aperte, per modificare i parametri di Perfetto4 è necessario che tutte le maschere siano chiuse;
2. andare nella voce di menù in [Perfetto > Preferenze > Commesse > Generale > Parametri fasi];
3. abilitare lo stato di modifica della maschera premendo il pulsante "Modifica" (Ctrl+Invio);
4. impostare la spunta in corrispondenza della voce "Abilita la gestione Fasi Lavorative";
5. premere sul pulsante "Salva"  (F10);
6. chiudere la maschera premendo sul pulsante "Esci"  (Ctrl+F4). 

Come caricare l’anagrafica delle Fasi di lavorazione

Per gestire le Fasi di lavorazione nel Preventivo, la prima operazione da effettuare è creare l’anagrafica delle Fasi.
Per effettuare l’operazione seguire questi passaggi:

1. andare nella voce di menù in [Perfetto > Anagrafiche > Tabelle > Fasi lavorative > Fasi lavorative];
2. premere sul pulsante "Nuovo" (F2);
3. compilare i campi:
   • "Codice", identificativo della Fase, indicare un valore a libera scelta, questo dato deve essere univoco, in quanto identifica in modo univoco la Fase di lavorazione;
   • "Descrizione", indicare un testo a libera scelta che descrive la Fase;
   • "Note", ulteriore testo descrittivo opzionale che si può indicare;
   • "Tipo Fase", la gestione di questo dato è opzionale, consente di raggruppare le Fasi di lavorazione per tipologia. Questo dato ha una sua anagrafica dedicata che può essere censita nella voce di menù in [Perfetto > Anagrafiche > Tabelle > Fasi lavorative > Tipo Fasi lavorative]. L'anagrafica delle tipologie di Fasi prevede di compilare un codice, una descrizione e una eventuale nota;
4. completato l'inserimento dei dati, premere sul pulsante "Salva"  (F10);
5. chiudere la maschera premendo sul pulsante "Esci"  (Ctrl+F4). 

Come indicare le Fasi di lavorazione per un Preventivo

Per utilizzare le Fasi di lavorazione in un Preventivo è necessario seguire i seguenti passaggi:

1. richiamare l’anagrafica del Preventivo desiderato da [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];

2. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);

3. posizionarsi nella scheda "Fasi", questa scheda non è visibile se non viene abilitato il parametro generale descritto nel paragrafo precedente;

4. indicare nella griglia un elenco di Fasi di lavorazione che possono essere utilizzate nel Preventivo e nei suoi documenti di consuntivo;

5. completato l'inserimento dei dati, premere sul pulsante "Salva" (F10);

6. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);

7. proseguire con l'inserimento dei dati nel Preventivo.

Perché è necessario indicare un elenco di Fasi in un Preventivo, salvare e poi rientrare in stato di modifica per proseguire con l'inserimento dei dati?
Questo passaggio è necessario perché l'anagrafica delle Fasi di lavorazione può contenere molti dati e non necessariamente tutti devono o possono essere utilizzati in un Preventivo.
Per esempio delle Fasi di lavorazione relative ad un lavoro su un impianto elettrico, non sono valide da utilizzare in un Preventivo per la realizzazione di un impianto idraulico.
Inoltre le anagrafiche delle Fasi di lavorazione si possono disattivare, quindi è possibile indicare in un Preventivo solo quelle attive. E' possibile anche disabilitare una Fase di lavorazione solo per un Preventivo dall'apposita colonna in griglia.

Come indicare la Fase sulla riga di un Preventivo

Il collegamento dei componenti del Preventivo (merce, manodopera, oneri …) ad una Fase è l’attività principale per attribuire i costi alle Fasi di lavorazione.
Ogni riga del Preventivo può essere collegata ad una e solo una, specifica Fase di lavorazione, fatta eccezione per le righe di tipo “Distinta base” che tratteremo nel paragrafo seguente.
Per collegare un componente del Preventivo ad una Fase seguire i passaggi riportati di seguito:

1. richiamare l’anagrafica del Preventivo desiderato da [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];
2. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);
3. posizionarsi nella scheda "Dettagli";
4. selezionare una sezione nella relativa griglia e poi posizionarsi nel paragrafo "Dettaglio";
5. selezionare una riga esistente o inserirne una nuova con i relativi dati;
6. nella colonna "Fase" indicare la Fase di lavorazione da associare alla riga, utilizzando gli Hotlink di ricerca, vengono mostrate le Fasi attive indicate nella scheda "Fasi" del Preventivo, descritto nel paragrafo precedente;
7. proseguire con l'inserimento dei dati sul Preventivo.

Come indicare la Fase su una riga di tipo "Distinta base"

Le righe di Preventivo di tipo “Distinta base” sono gestite diversamente dalle altre tipologie di righe per quanto riguarda l’assegnazione alla Fase di lavorazione.
Una riga di tipo Distinta base non può essere associata integralmente ad una Fase di lavorazione direttamente sulla riga, è necessario entrare nella maschera di dettaglio dei componenti della Distinta base ed assegnare la Fase di lavorazione ad ogni riga della distinta.
Per assegnare la Fase di lavorazione alle righe di Distinta base seguire i seguenti passaggi:

1. richiamare l’anagrafica del Preventivo desiderato da [Perfetto > Preventivi > Preventivi > Preventivi > Preventivo];
2. abilitare lo stato di modifica del documento premendo il pulsante “Modifica”  (Ctrl+Invio);
3. posizionarsi nella scheda "Dettagli";
4. selezionare una sezione nella relativa griglia e poi posizionarsi nel paragrafo "Dettaglio";
5. selezionare una riga di tipo "Distinta base" o inserirne una con i relativi dati;
6. premere sulla scheda laterale di destra "Dettagli distinta base";
7. nella maschera visualizzata, nella griglia con l'elenco dei componenti della distinta, indicare
8. nella colonna "Fase" indicare la Fase di lavorazione da associare alla riga, utilizzando gli Hotlink di ricerca, vengono mostrate le Fasi attive indicate nella scheda "Fasi" del Preventivo, descritto nel paragrafo precedente;
9. premere nuovamente sulla scheda laterale di destra "Dettagli distinta base" per chiudere la maschera;
10. proseguire con l'inserimento dei dati sul Preventivo.

Come visualizzare i costi per Fasi di lavorazione

La gestione delle Fasi di lavorazione nel Preventivo comprende anche il calcolo dei costi totali previsti divisi per Fase, per visualizzare tali valori è sufficiente posizionarsi nella scheda "Riepilogo" e visionare i dati mostrati nella griglia della sezione "Riepilogo per Fase lavorativa".
I costi relativi alle righe non attribuite ad un Fase di lavorazione sono accorpati nella riga con codice NO FASE.

Approfondimento

Attivando e gestendo le Fasi di lavorazione nei Preventivi, le Fasi sono visibili e gestibili anche in anagrafica delle Commesse, vedere articolo Come utilizzare le Fasi di lavorazione in una Commessa a corpo.