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Come utilizzare i Template standard di importazione dati Excel

Sommario

Nel presente articolo viene descritto lo scopo e il funzionamento dei Template standard di importazione dati Excel su Perfetto4.
Questa funzionalità è introdotta dalla versione di Perfetto4 4.5.0.

Premessa

Per una corretta comprensione delle nozioni illustrate di seguito occorre avere prima consultato l'articolo Come utilizzare la funzione di importazione da Excel di Perfetto4.
Per utilizzare la funzione di creazione Template standard è necessario che sul computer dove viene utilizzata la funzionalità sia installato Microsoft Excel.

Come creare un Template?

Per facilitare l'utente nell'utilizzo della funzionalità d'importazione dati da Excel, nel caso in cui non abbia un suo template d'importazione, è presente la funzionalità che consente di esportare un Template Excel preconfigurato per il caricamento dei dati.
Questa funzione è presente nelle griglie di tutti i documenti in cui è visibile il pulsante di importazione da Excel.
Prendendo ad esempio il documento della Bolla di carico, viene di seguito mostrato come generare il relativo Template:

  1. posizionarsi sulla maschera della Bolla di carico;
  2. premere sul pulsante "Nuovo" Nuovo.png (F2) oppure selezionare un documento a caso e premere sul pulsante di "Modifica" Modifica.png (Ctrl+Invio);
  3. posizionarsi nella scheda "Dati Principali" nella sezione "Dettaglio" e premere sul pulsante "Importa da Excel";
  4. nel menù visualizzato premere sulla voce "Esporta Template Standard";
    Immagine01.png
  5. nella maschera visualizzata selezionare la cartella in cui generare il file Excel;
  6. premere sul pulsante "OK";
  7. al termine della creazione del file, viene visualizzato un messaggio di conferma che riporta il percorso e il nome del file creato;
  8. è possibile chiudere la maschera del documento annullando l'inserimento o la modifica del documento;
  9. aprire il percorso dove è stato creato il file Excel ed aprirlo;
    Immagine02.png
  10. da notare che il Template non contiene nessun dato, in quanto il suo scopo non è esportare dati, ma creare un file Excel strutturato dove l'utente può inserire dati, che poi vengono importati con la procedura di importazione;
  11. in testa al documento è possibile indicare dei dati, ma questi non vengono importati; sono anche presenti dei campi di totali calcolati ed anche questi non vengono importati;
  12. alcune colonne nella tabella consentono all'utente di inserire dati digitandoli, in altre colonne invece è possibile indicare dati selezionandoli da valori precaricati in campi a tendina, come per esempio il tipo riga;
    Immagine03.png
  13. i valori in altre colonne invece vengono calcolati automaticamente, come per esempio il totale di riga o i totali di testa;
  14. i comportamenti descritti nei punti precedenti, consentono un rapido e chiaro inserimento dei dati da parte dell'utente nel file Excel;
  15. completato l'inserimento dei dati, salvare e chiudere il file Excel.

Come importare i dati da un Template?

Nel paragrafo precedente è stato visto come creare il Template da una Bolla di carico, indicare dati nel file Excel creato e salvarlo.
Per sapere come importare i dati indicati nel file di un Template popolato seguire queste indicazioni:

  1. posizionarsi sulla maschera della Bolla di carico;
  2. premere sul pulsante "Nuovo" Nuovo.png (F2);
  3. inserire i dati di testa del documento;
  4. posizionarsi nella scheda "Dati Principali" nella sezione "Dettaglio" e premere sul pulsante "Importa da Excel";
  5. nel menù visualizzato premere sulla voce "Importa da Excel";
  6. si apre la maschera del wizard di importazione dove si deve selezionare il file Excel da importare e selezionare nell'apposito campo la voce di Template standard;
    Immagine04.png
  7. premere sul pulsante "Successivo" Successivo.png;
  8. il vantaggio di aver utilizzato il Template standard è che negli step successivi i parametri e la struttura della mappatura dei campi sono già precaricati. Non tutte le colonne del file Excel sono mappate nel Template standard, ma soltanto quelle necessarie all'importazione. Comunque l'utente può inserire nella mappatura le colonne degli ulteriori dati presenti nel file Excel che desidera importare;
    Immagine05.png
  9. premere sul pulsante "Successivo" Successivo.png;
  10. il Template standard non può essere sovrascritto, in quanto appunto è un Template di default;
  11. premere sul pulsante "Esegui" Esegui.png (Alt+F9) per lanciare l'importazione;
  12. al termine dell'elaborazione premere sul pulsante "Esci" Esci.png (Ctrl+F4) per chiudere la maschera;
  13. verificare sul documento i dati importati.

Approfondimento

In alcuni Template sono presenti dei comportamenti specifici.
Per esempio se un Template ha una colonna di tipo tempo, nel titolo della colonna è indicato il formato del valore tempo da indicare; quindi se indicato "hh:mm", per indicare un valore di 2 ore e 30 minuti, si deve digitare 02:30, per avere una corretta importazione del dato.
Altro esempio, quando si importano le righe di un'anagrafica Commessa Standard o Variante, per le righe di tipo Distinta Base, i dati costo e valore non vengono importati, in quanto valorizzati direttamente dal sistema secondo i criteri di valorizzazione e componenti che compongono la distinta.
La procedura di cancellazione Template non consente all'utente di cancellare i Template standard, in quanto appunto sono un default di Perfetto4. Se l'utente prova comunque a cancellarli dall'apposita procedura, la cancellazione non avviene e viene visualizzato un messaggio di avviso.

Quali sono i vantaggi dell'uso dei Template standard?

Confrontando l'uso personalizzato dei Template descritto in questo articolo Come utilizzare la funzione di importazione da Excel di Perfetto4 e quanto riportato nei suddetti paragrafi, è evidente che la predisposizione di un file Excel popolato di dati è più semplice ed immediata usando un Template standard preconfigurato e la sua importazione richiede meno impostazioni e l'utente è agevolato nell'importare dati, riducendo i casi di errata configurazione o importazione errata di dati.

 

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