Come gestire i listini Fornitori sulle righe di un Preventivo e Commessa

Sommario

In questo articolo viene illustrata la nuova funzionalità introdotta con la versione 5.2.0.HF2 di Perfetto4, che permette di gestire i listini fornitori direttamente all'interno delle righe di un Preventivo.
Scopriremo come questa evoluzione consenta di automatizzare il calcolo del costo base, migliorare l'accuratezza della quotazione e ottimizzare l'integrazione tra l'acquisto dei materiali e la preventivazione per Commessa.
Questa innovazione offre un valore strategico significativo, consentendo una gestione dei costi molto più precisa e flessibile. Legando il costo di un componente a un fornitore predefinito, è possibile riflettere con maggiore accuratezza le condizioni di acquisto reali già in fase di preventivazione e pianificazione.
Per poter utilizzare efficacemente questa funzionalità, è necessaria una configurazione preliminare che stabilisca la relazione tra articoli e fornitori.

Un'analogia per comprendere meglio: immaginate il Preventivo come la ricetta di un piatto complesso: prima dovevate scrivere voi il prezzo di ogni ingrediente guardando vari scontrini sparsi; ora, accanto a ogni ingrediente, potete scegliere il "negozio di fiducia" e Perfetto4 scriverà automaticamente l'ultimo prezzo che avete pagato lì, aggiornando il costo totale del piatto in un istante.

Questa infografica riassume ed anticipa gli argomenti trattati nel presente articolo.

Premessa

Il Preventivo su Perfetto4 è il documento fondamentale per stimare materiali, manodopera e servizi necessari alla realizzazione di un lavoro su Commessa.
Una corretta valorizzazione dei componenti è essenziale per determinare il margine di guadagno e la ricarica media applicata.
Fino ad oggi, la valorizzazione poteva avvenire principalmente tramite l'inserimento manuale del costo, l'uso di scalette prezzi o l'importazione da Capitolati (Elenchi Prezzi).
Dalla versione di Perfetto4 5.2.0.HF2 con la miglioria PRF4-4006, il sistema compie un passo avanti permettendo di associare un fornitore specifico a ogni riga di merce o servizio, attingendo direttamente ai dati di acquisto per una precisione millimetrica dei costi.

Per un corretto apprendimento delle informazioni che seguono, occorre avere prima consultato gli articoli:

Anteprima dell'articolo

Prima di leggere l'articolo e studiare la funzionalità di Perfetto4 di seguito illustrata, vorresti conoscerne i vantaggi e lo scopo di utilizzo? Così da valutare che sia utile per la tua azienda?
Dedica solo qualche minuto del tuo tempo alla visione di questo video introduttivo.

Configurazione iniziale: Associare un Fornitore a un Articolo

Prima di poter assegnare un fornitore a una riga di documento, è indispensabile creare un'associazione preliminare tra l'articolo e il fornitore desiderato all'interno del sistema. Questa configurazione è il prerequisito fondamentale che permette al software di richiamare le corrette condizioni economiche durante le operazioni quotidiane. Durante questa fase, vengono definiti i seguenti dati chiave per ogni specifica associazione Fornitore-Articolo:

Prezzo base
Prezzo tipico
Prezzo a fasce
Costo ultimo acquisto (con i relativi sconti)

Una volta stabilita questa associazione, si è pronti per applicare le condizioni di acquisto specifiche direttamente durante la stesura di un Preventivo.

Utilizzo della funzionalità nel Preventivo

Con la configurazione iniziale completata, è possibile sfruttare l'associazione Fornitore-Articolo durante la creazione o la modifica di un Preventivo. L'interfaccia del documento è stata arricchita con una nuova scheda, denominata "Listino Fornitore", che centralizza tutte le operazioni relative alla gestione del costo specifico per fornitore. La procedura seguente illustra come utilizzare questa nuova funzionalità passo dopo passo.

Selezione del Fornitore e calcolo automatico del costo

Per applicare il costo di un fornitore specifico a un articolo all'interno di un Preventivo, seguire questa procedura:

inserire o modificare un Preventivo;
inserire o selezionare la Sezione desiderata;
inserire o selezionare la riga di Componente di tipo Merce o Servizio;
dopo aver inserito un articolo precedentemente associato a un fornitore, premere sul pulsante "Apre la finestra della vista di riga" per visualizzare la maschera di dettaglio con i dati della riga selezionata;
nel campo "Fornitore" selezionare dall'apposito menù a tendina il fornitore associato all'articolo. Questa azione sbloccherà i campi sottostanti per la gestione del costo;
una volta selezionato un fornitore, il software popola i campi sottostanti basandosi su una gerarchia precisa, utilizzando la prima fonte di dati disponibile e non nulla:
- Costo standard fornitore-articolo
- Costo ultimo acquisto
- Prezzi a fasce
analogo comportamento viene applicato per valorizzare il campo "Sconto %";
esempio pratico: se per un'associazione fornitore-articolo fossero presenti sia il "Costo standard" che il "Costo ultimo acquisto", il sistema applicherebbe di default il costo standard. Tuttavia, se il valore del costo standard venisse eliminato dalla configurazione, il sistema, alla successiva selezione del fornitore, utilizzerebbe automaticamente il "Costo ultimo acquisto" come nuovo valore di partenza;
il campo "Costo base" nella scheda "Valori" della riga non è più modificabile manualmente, ma viene calcolato automaticamente dal sistema sulla base dei valori presenti nei campi "Costo" e "Sconto %" della scheda "Listino Fornitore".

Modifica manuale e rimozione del Fornitore

Anche con il calcolo automatico, l'utente mantiene il pieno controllo sulla valorizzazione finale del costo.

Sovrascrittura manuale: i campi "Costo" e "Sconto %" possono essere modificati manualmente per riflettere condizioni particolari o accordi specifici. Ad esempio, inserendo un valore costo di 100 e uno sconto del 25%, il campo costo base si aggiornerà dinamicamente per riflettere questi nuovi valori. Questa capacità di sovrascrittura manuale offre la flessibilità necessaria per gestire negoziazioni speciali o accordi di prezzo una tantum non riflessi nei listini standard del fornitore.
Ripristino allo standard: se il fornitore viene rimosso dalla riga del documento, la valorizzazione dell'articolo torna immediatamente alla modalità standard, annullando i calcoli specifici legati a quel fornitore.

Per mantenere questo livello di controllo direttamente nella vista principale del documento, il passo successivo è personalizzare la griglia per visualizzare questi campi specifici del fornitore.

Personalizzazione della vista del documento

Per un controllo visivo immediato sui fornitori associati e sui relativi costi direttamente dalla schermata principale del preventivo, è possibile personalizzare la griglia di visualizzazione. Questa operazione permette di aggiungere colonne specifiche che espongono i dati del fornitore per ogni riga.

Per aggiungere le nuove colonne, seguire questi passaggi:

aprire e posizionarsi sulla maschera: aprire la maschera del Preventivo e posizionarsi nella scheda "Dettagli";
accesso alla personalizzazione: navigare nella sezione di personalizzazione del documento, accedere alla scheda "Griglie" ed espandere la voce "Righe";
identificazione delle colonne: abilitare la visualizzazione delle seguenti colonne, selezionando un dato alla volta ed impostando la spunta sul campo "Visibile":
- Fornitore
- Ragione Sociale
- Costo
- Sconto %
- Sconto fornitore
alcuni campi mostrati come colonna sono anche editabili, hanno quindi la spunta sul parametro "Modificabile";
posizionamento: Una volta abilitate, le nuove colonne appariranno nella griglia in una posizione predefinita, specificamente dopo Tempo Totale e prima di Costo Base.

Le logiche di utilizzo di questi campi sono le medesima anche nella visualizzazione in formato colonna nella griglia "Dettaglio" del Preventivo.
Visualizzare questi campi come colonne, consente di semplificare e velocizzare l'uso dell'interfaccia del Preventivo da parte degli utenti, che non devono ricorrere alla visualizzazione dei dati in vista di riga.
Comunque l'inserimento dei dati in griglia come colonne o nella maschera di vista di riga dei dati, una non esclude l'altra, possono essere utilizzate insieme, ognuna con i propri vantaggi di usabilità.

Per approfondire come si personalizza la visualizzazione delle griglie sulle maschere del prodotto è possibile consultare questo articolo Come personalizzare la griglia di una maschera su Mago4.
Questa potente capacità di gestione e visualizzazione non è limitata ai soli Preventivi, ma è stata integrata in modo coerente anche in altri moduli chiave di Perfetto4.

Applicazione in Commesse e Distinte Base

La funzionalità di associazione del fornitore per riga è stata progettata per garantire coerenza e uniformità operativa in tutto il sistema. Le competenze acquisite nella gestione dei Preventivi sono direttamente trasferibili alla gestione delle Commesse e delle Distinte base, assicurando un'esperienza utente fluida e intuitiva.

Gestione Listini Fornitori in Commessa Standard e Variante

I comportamenti descritti per i Preventivi sono stati replicati fedelmente sia nella Commessa Standard che nella Commessa Variante. Quando si crea una nuova Commessa importando i dati da un Preventivo precedentemente configurato, tutte le informazioni relative al Fornitore sulle righe, incluse le valorizzazioni di costo e sconto, vengono trasferite automaticamente. Anche all'interno della Commessa, la scheda "Listino Fornitore" è presente nella vista di riga e nella sezione "Dettaglio", la griglia delle righe può essere personalizzata con le medesime colonne viste per i Preventivi.

Disponibilità nei Dettagli di Distinta Base

Per garantire una gestione dei costi completa fin dalla fase di progettazione del prodotto, la funzionalità è stata estesa anche alle Distinte base in Preventivo e in Commessa Standard/Variante. La scheda "Listino Fornitore", con tutti i relativi campi di calcolo e modifica, è infatti disponibile anche all'interno della vista di riga di un Componente di una Distinta base.

Questa integrazione coerente tra Preventivi, Commesse e Distinte base fornisce uno strumento unificato e potente per una gestione dei costi precisa e basata sui dati Fornitori-Articoli.