Come censire l'anagrafica delle Carte Carburante

Sommario

In questo articolo viene spiegato come censire e gestire l'anagrafica delle Carte Carburanti su Perfetto4.

Cos'è una Carta Carburante?

Una carta carburante è uno strumento di pagamento dedicato all’acquisto di carburante e, in alcuni casi, di servizi correlati alla mobilità, utilizzato principalmente da aziende e professionisti per rifornire veicoli e gestire in modo controllato e tracciabile le spese di carburante.
Le carte carburante presentano generalmente alcune caratteristiche tipiche:

• utilizzo dedicato – possono essere utilizzate principalmente per l’acquisto di carburante (benzina, gasolio, GPL, ecc.);

• tracciabilità delle operazioni – ogni rifornimento viene registrato con data, importo, litri e stazione di servizio;

• controllo dei limiti – è possibile impostare limiti di utilizzo (per transazione, giornalieri, settimanali o mensili);

• assegnazione a soggetti o veicoli – la carta può essere associata a un veicolo, a un conducente o a un reparto aziendale;

• fatturazione semplificata – i consumi vengono riepilogati in fatture periodiche che facilitano la gestione amministrativa.

Le carte carburante vengono utilizzate per:

• semplificare il pagamento dei rifornimenti;

• monitorare e controllare i consumi di carburante;

• gestire in modo centralizzato le spese di mobilità aziendale;

• migliorare la tracciabilità e la rendicontazione dei rifornimenti.

Nelle aziende che gestiscono flotte di veicoli o personale tecnico sul territorio, la carta carburante è uno strumento utile per:

• associare i rifornimenti a uno specifico automezzo o tecnico;

• impostare limiti di spesa o di consumo;

• raccogliere dati utili per analisi dei costi e dei consumi.

Come censire l'anagrafica di una Carta Carburante

Questa funzione consente di censire una Carta Carburante all’interno del sistema, definendone i dati identificativi, l’eventuale assegnazione a un tecnico o a un automezzo, i limiti di utilizzo, le scadenze, i dati di fatturazione e i codici di sicurezza.
L’anagrafica così creata permette di gestire in modo strutturato le Carte Carburante e le relative regole operative.
Prima di procedere, verificare di disporre di:

• i dati identificativi della carta carburante;
• il nominativo del fornitore, se previsto;
• l’eventuale tecnico o automezzo a cui assegnare la carta;
• i valori dei limiti di utilizzo da applicare;
• le informazioni di attivazione, scadenza e fatturazione;
• i dati di sicurezza, se richiesti.

Seguire questi passaggi:

1. andare nella voce di menù in [Perfetto > Dotazioni > Automezzi > Pedaggi e Carburanti > Carte Carburante];
2. premere sul pulsante "Nuovo" (F2);
3. compilare i dati principali dell'automezzo nei rispettivi campi in testa alla maschera:
   • inserire il "Codice carta";
   • inserire il "Numero carta/PAN";
   • compilare il campo "Descrizione carta" con una descrizione chiara e riconoscibile;
   • selezionare il "Tipo carta";
   • selezionare lo "Stato" della carta;
   • attivare il campo "Attiva";
   • selezionare il "Fornitore" della carta;
4. posizionarsi nella scheda "Dati Principali";
5. nella sezione "Assegnazione" è possibile collegare la carta a un soggetto e/o a un mezzo;
6. nel campo "Tecnico", selezionare il tecnico a cui assegnare la carta, se previsto;
7. nel campo "Automezzo", selezionare l’automezzo associato alla carta, se previsto;
8. verificare che l’assegnazione inserita sia coerente con l’utilizzo previsto della carta; in base all’organizzazione aziendale, la carta può essere assegnata solo a un tecnico, solo a un automezzo oppure a entrambi, se consentito dalle regole operative interne.
9. Nella sezione "Limiti" compilare i campi necessari per controllare l’utilizzo della carta; impostare i limiti in modo coerente con le policy aziendali e con le condizioni previste dal fornitore della carta:
   • inserire il "Limite settimanale";
   • inserire il "Limite mensile";
   • inserire il "Limite per transazione";
   • inserire il "Limite litri per rifornimento";
10. nella sezione "Scadenze" compilare le informazioni temporali della carta; è possibile digitare la data direttamente nel campo oppure selezionarla tramite l’icona del calendario;
    • inserire la "Data attivazione";
    • inserire la "Data scadenza";
11. nella sezione "Codici di sicurezza" impostare i parametri richiesti; i dati di sicurezza devono essere gestiti secondo le procedure aziendali e con le necessarie cautele di riservatezza:
    • selezionare il "Metodo autenticazione";
    • inserire il valore del "PIN", se previsto;
    • inserire la "Password", se richiesta;
    • compilare il campo "Note sicurezza" con eventuali informazioni aggiuntive;
12. nella sezione "Fatturazione" inserire i dati amministrativi della carta:
    • selezionare il "Tipo fatturazione";
    • selezionare il "Pagamento", se previsto;
    • compilare il campo "Riferimento contratto", se necessario;
13. posizionarsi nella scheda "Note" per inserire eventuali annotazioni nel relativo campo;
14. verificare che tutti i campi obbligatori siano stati compilati correttamente;
15. controllare la correttezza di assegnazione, limiti, scadenze e dati di sicurezza;
16. completato l'inserimento dei dati dell'automezzo, premere sul pulsante "Salva" (F10);
17. premere sul pulsante "Esci" (Ctrl+F4) per chiudere la maschera.