Come utilizzare la funzione di importazione da Excel di Perfetto4

Sommario

Microsoft Excel è il noto software della suite Office che consente di realizzare e gestire i fogli di calcolo elettronici.
Questo prodotto viene largamente impiegato nelle attività lavorative delle aziende, affiancandosi all'uso dei software gestionali.
Spesso i fogli elettronici di Microsoft Excel vengono impiegati come complemento o anche addirittura in sostituzione di alcuni processi del gestionale, avvantaggiato dalla sua ampia diffusione e conoscenza generale di base da parte degli utenti, divenendo di fatto uno strumento di facile applicazione e condivisione dei dati.
Perfetto4 abbraccia l'impiego di Microsoft Excel con lo scopo di farne un valido alleato, semplificare e migliorare l'attività lavorativa degli utenti.
Nel presente articolo viene descritto come avviene questa relazione tra i due protagonisti: Perfetto4 e Microsoft Excel.

Premessa

Nelle aziende si può prediligere l'uso di documenti Excel per esempio quando dei dipendenti eseguono delle mansioni fuori azienda in un cantiere, oppure sono presso clienti e devono raccogliere gli ordini o due aziende partner che usano sistemi diversi si devono interfacciare tra loro e quindi è necessario impiegare un formato comune per entrambe per la condivisione di informazioni.
Queste sono solo alcune delle tante situazioni che possono portare all'impiego di Microsoft Excel in azienda.
In questi casi però, se manca un ponte di collegamento tra il documento Excel e il gestionale, tutto il vantaggio che si acquisisce dall'avere raccolto i dati in un foglio elettronico si perde perché non c'è una funzione che consente di portare velocemente quei dati nel gestionale e così gli utenti si trovano a dover impiegare parte del loro tempo a riportare manualmente i dati dal documento Excel al gestionale.

Se ci fosse un modo per non perdere il vantaggio acquisito?

E' proprio qui che si va a collocare la nuova funzionalità introdotta dalla versione di Perfetto4 4.0.1.HF001.

Se importare i dati da un foglio Excel all'interno di un documento del gestionale fosse semplice come nell'animazione sopra?

Leggendo il seguito di questo articolo ti renderai conto che la funzione di importazione da Excel di Perfetto4 consente una semplicità di importazione che ci si avvicina molto!

Dove è presente la funzione di importazione da Excel?

La funzione di importazione da Excel di Perfetto4 è disponibile in questi documenti\maschere:

Ordine a Fornitore (miglioria PRF4-546)
Richiesta di Acquisto (miglioria PRF4-642)
Bolla di Carico (miglioria PRF4-643)
Fattura di Acquisto (miglioria PRF4-727)
Distinta Base (PRF4-788)
Preventivo (PRF4-826)
Commessa Standard o Variante (PRF4-742)
Rapportino di lavoro per Commessa o per Tecnico (PRF4-741)
Picking List (PRF4-1096)

Nelle future versioni di Perfetto4 la funzione verrà implementata anche in altre maschere.
Di seguito viene mostrato il funzionamento dello strumento di importazione da Excel su un documento come esempio; il procedimento e le informazioni fornite sono valide anche per l'importazione su altri tipi di documenti.

Come funziona l'importazione da Excel?

Si prenda ad esempio di avere un foglio di Excel dove viene definita la lista degli articoli che si desidera ordinare a un fornitore e di avere l'esigenza di riportare questa lista di articoli sulle righe di un Ordine a fornitore.
Lo strumento di importazione consente esclusivamente di importare righe nel corpo di un documento, non è predisposto per importare un intero documento, inteso come dati di testa, righe e altri dati in schede secondarie.
Vediamo come eseguire questa importazione utilizzando la funzionalità di Perfetto4.
Seguire le indicazioni:

come prima cosa deve essere predisposto un foglio di Excel con la lista degli articoli che si desidera importare nelle righe di un nuovo Ordine Fornitore.
Analizziamo come è strutturato il foglio.

Nel documento Excel vi sono più fogli: "Ordine_1", "Ordine_2" e "Ordine_3".
I nomi dei fogli possono essere di libera scelta.
Nel nostro esempio, i dati che vogliamo importare sono nel foglio "Ordine_1", dove si hanno:
- "Tipo Riga"
- "Articolo"
- "UM"
- "Quantità"
- "Valore unitario"
andare nella voce di menù in [Perfetto > Approvvigionamenti > Ordini a fornitore > Ordini a fornitore];
premere sul pulsante "Nuovo" (F2) per inserire un nuovo ordine ed indicare i dati di testa, come il fornitore e le date di prevista consegna;
nella scheda "Dati Principali", nella sezione "Dettaglio" premere sul pulsante "Importa da Excel" che consente di visualizzare la maschera della funzionalità di Perfetto4 per importare dati da un foglio di Excel;
sulla maschera del wizard di importazione, nel campo "File da importare" si preme sul pulsante di selezione file e nella maschera di esplora risorse di seleziona il documento di Excel dal quale si desidera importare i dati. Eseguita la selezione, il percorso e il nome del file vengono mostrati nel campo "Percorso". Tralasciamo per adesso il riquadro "Template" che verrà trattato più avanti nell'articolo. Premere il pulsante "Successivo" ;
nel campo a tendina "Elenco fogli" sono mostrati tutti i fogli presenti nel documento Excel e si seleziona il foglio desiderato.
Nei campi "Da riga" e "Da colonna" è possibile indicare rispettivamente il numero della riga e della colonna del foglio da dove la procedura di importazione inizia a leggere i dati.
Si precisa che indicando per esempio la riga 5, i dati vengono letti dalla riga successiva, cioè la 6 e analogo comportamento viene applicato per le colonne.
Per leggere i dati da tutto il foglio è sufficiente lasciare indicato il valore di default zero in entrambi i campi.
Se i dati nel foglio presentano sulla prima riga l'intestazione, cioè è indicato un nome che identifica ogni dato in colonna, allora si deve spuntare il campo "Intestazioni nella prima riga", così lo strumento riconosce la riga di intestazione e non la considera come dati da importare;
premere il pulsante "Successivo" ;
viene mostrata un'anteprima delle prime 100 righe presenti sul foglio e poi premere il pulsante "Successivo" ;
la maschera successiva è molto importante per eseguire una corretta importazione dei dati, infatti in questo step del wizard si devono eseguire queste impostazioni:
- si deve eseguire il mapping delle colonne, cioè definire per ogni colonna contente dati nel foglio di Excel quale è la corrispondente colonna nella griglia delle righe sull'Ordine Fornitore dove importare il dato.
  Lo strumento tenta in automatico questa associazione confrontando i nomi nella riga di intestazione sul foglio di Excel con i nomi delle colonne sulla griglia delle righe dell'Ordine Fornitore; se viene trovata una corrispondenza, l'associazione viene impostata in automatico ed eventualmente può essere successivamente modificata dall'utente;
- per inserire manualmente una associazione di colonna\campo, in fondo alla tabella, sulla prima riga vuota si seleziona la colonna in "Colonna di Excel" e poi in "Campo Ord. For." si seleziona il corrispondente campo sull'ordine dove importare i dato della colonna di Excel selezionata;
- se un dato che si importa ha sul gestionale una sua anagrafica dedicata, come per esempio il codice Articolo, durante l'importazione è possibile far creare anche le eventuali anagrafiche non censite; per farlo è sufficiente impostare la spunta in corrispondenza della colonna "Crea anagrafica".
  Durante l'importazione lo strumento censirà in automatico l'anagrafica dei codici articoli che non sono già censiti. Ovviamente non avendo molte informazioni a disposizione, la procedura censirà gli articoli con i dati di cui dispone, poi gli altri possono essere integrati successivamente da parte dell'utente direttamente in anagrafica degli articoli.
  La creazione delle anagrafiche sul wizard di importazione negli Ordini Fornitore attualmente consente di creare automaticamente queste anagrafiche: Articolo, Reparto e IVA.
  Nel caso dell'Articolo, se non censito, viene creata anche la relativa anagrafica dell'Unità di misura;
- la colonna "Trasformazione" consente di impostare se necessaria anche una transcodifica sui dati importati.
  Si prenda ad esempio il campo "Tipo riga" sulle righe dell'Ordine Fornitore.
  Questo dato è di tipo Enumerativo, che è insieme finito di identificatori sul prodotto.
  L'utente nel campo "Tipo riga" vede i valori "Merce", "Servizio" ... ma questi valori sono salvati nella relativa tabella del database con un valore codificato, dove un valore numerico univoco si riferisce a ciascuna voce.
  Quindi se nel foglio Excel la colonna del tipo riga contiene dei valori in formato testo, questi devono essere rapportati ai rispettivi valori di enumerativo.
  Quindi si seleziona la voce "Esegui trasformazione" e si preme sulla voce "Trasformazioni" nella barra laterale di destra.
  Nella maschera visualizzata si inserisce una riga per ogni valore da decodificare indicando il valore nel foglio di Excel e il corrispondente valore di enumerativo.
  Le trasformazioni possono essere impiegate anche per eseguire delle trasformazioni in importazione di dati con altri formati;
- nella maschera è possibile consultare anche altre informazioni sui dati da importare, come il tipo di formato e l'anteprima dei valori delle prime due righe;
- con il pulsante "Cancella la riga corrente" in basso a sinistra della griglia è possibile eliminare la riga selezionata;
- se nella griglia non viene impostata la mappatura di una o più colonne del foglio Excel, i dati di queste colonne non verranno importati;
completata la mappatura delle colonne premere il pulsante "Successivo" ;
nello step successivo del wizard è possibile scegliere di salvare un template con le configurazioni che sono state settate negli step precedenti.
Il vantaggio di salvare un template è che se in futuro si eseguiranno nuove importazioni di dati dallo stesso foglio di Excel, quindi con la stessa struttura, con gli stessi dati o nuovi, non è necessario ripetere tutte le configurazioni precedentemente illustrate, ma sarà sufficiente al passaggio indicato al punto 5, selezionare il file Excel e poi selezionare il template da utilizzare nel relativo campo ed impostare la spunta su "Salta le impostazioni e avvia l'importazione" e premendo sul pulsante "Successivo" si passerà direttamente allo step di lancio dell'importazione.
Impostando la spunte sul parametro "Salva le impostazioni come template dell'importazione ordini a fornitore" è possibile scegliere di:
- impostare la spunta sulla voce "Crea un nuovo template" e nel relativo campo indicare un nome per il template a libera scelta e poi premere sul pulsante "TAB" della tastiera per confermare;
- impostare la spunta sulla voce "Sovrascrivi un template esistente" e nel campo a tendina sotto selezionare il template che si desidera sovrascrivere. Nel caso di sovrascrittura di un template esistente potrebbe essere visualizzato un messaggio di avviso da confermare per procedere;
premere sul pulsante "Esegui" (Alt+F9) per avviare l'importazione.
Una volta avviata l'importazione non può essere interrotta o annullata;
al termine dell'elaborazione viene visualizzato se questa è stata eseguita correttamente o sono stati rilevati degli errori.
Premendo sul pulsante "Apri file di log" è possibile visualizzare il testo del log generato per l'importazione. Il file di log viene sempre generato ad ogni importazione, sia che completi correttamente, sia che completi con errori, in quest'ultimo caso, il log è utile per ricercare la causa dell'errore, sistemare e ripetere l'importazione. Il log viene automaticamente eliminato quando la maschera della procedura di importazione viene chiusa o riavviata.
Premendo sul pulsante "Riavvia" è possibile ritornare al primo step del wizard ed eseguire una nuova importazione.
Premere sul pulsante "Esci" (Ctrl+F4) per chiudere la maschera del wizard di importazione;
chiudendo la maschera di importazione viene mostrata la maschera di inserimento dell'Ordine Fornitore, dove è possibile verificare nelle righe i dati importati dal foglio di Excel.
Si può proseguire con l'inserimento degli altri dati sull'ordine e poi salvarlo.

Approfondimenti

Di seguito vengono approfonditi alcuni aspetti dell'importazione da Excel che è utile sapere:

l'importazione viene eseguita con un'unica transazione, pertanto se viene rilevato almeno un errore, non viene importato nessun dato, occorre risolvere l'errore e poi ripetere l'importazione;
i dati di una colonna del foglio di Excel possono essere importati in due campi distinti di destinazione;
i dati di due o più colonne del foglio di Excel non possono essere importati nello stesso campo di destinazione; se viene eseguita tale configurazione, il sistema segnala l'incongruenza di tale impostazione con un messaggio di avviso ed impedisce di eseguire l'importazione;
alcuni dati sulle righe dell'Ordine Fornitore sono obbligatori, come il Codice IVA, nell'esempio mostrato sopra, questo dato non è presente nel foglio di Excel, ma è stato valorizzato sull'Ordine durante l'importazione.
Questo avviene perché la procedura verifica i dati che devono essere necessariamente impostati e se non rientrano da quelli importati, li indica secondo le logiche di proposizione del gestionale, come nel caso del Codice IVA, che in base alle impostazioni sul gestionale, può essere preso dall'anagrafica Articolo, dall'anagrafica Fornitore o dai parametri generali;
anche i campi calcolati vengono valorizzati automaticamente dalla procedura di importazione, per esempio la colonna dell'imponibile non è necessario importarla, in quanto viene valorizzato automaticamente moltiplicando le quantità per i valori unitari meno gli sconti;
la funzione di importazione da Excel non necessità che Microsoft Excel sia installato sul computer dove la procedura di importazione viene utilizzata;
eseguendo in sequenza più importazioni nello stesso documento i dati ad ogni successiva importazione vengono accodati dopo i dati importati in precedenza;
il pulsante "Esegui" (Alt+F9), per avviare l'importazione, si disabilita se viene scelta l'opzione di sovrascrivere un template esistente, ma nel campo a tendina, non viene selezionato il template da sovrascrivere. Dopo aver selezionato il template, il pulsante di esecuzione si abilita;
nel caso in cui si decida di creare un nuovo template, ma non si indica un nome, l'importazione viene eseguita comunque e al termine viene visualizzato un messaggio che il template è stato salvato con un nome assegnato automaticamente.
Il nome assegnato in automatico è generato come segue:
TipoDocumento.Anno.Mese.Giorno.Ore.Minuti.Secondi

Approfondimenti tecnici per gli Installatori di Perfetto4

Di seguito sono riportate alcune informazioni sull'importazione da Excel utili per i Tecnici Installatori di Perfetto4:

nella cartella di installazione principale del gestionale sul server dell'azienda, in base al documento, nel percorso:

"C:\Program Files (x86)\Microarea\Mago4\Custom\Companies\<Nome azienda>\Applications\Perfetto\PCore\ImportDataFromExcel\<Nome documento>"

è presente la cartella "Log" dove vengono salvati come file di testo con estensione ".log" i log generati da ogni importazione.
Ogni file di log viene nominato come "anno.mese.giorno.ora.minuti.secondi" a quando l'importazione viene lanciata, esempio: "23.02.21.17.51.06.log".
I file di log vengono cancellati automaticamente al termine di ogni importazione, quando si chiude la maschera del wizard o viene riavviato.
Nel percorso è presente anche la cartella "Templates" dove vengono salvati i template creati per le importazioni; per ognuno di essi viene creato un file con il nome del template ed estensione ".json", esempio: "Ord_For.json";
è possibile fare manutenzione dei template con lo strumento nella voce di menù in [Perfetto > Servizi > Altro > Cancellazione Template] tramite il quale è possibile cancellare i template che non vengono più utilizzati.
Si seleziona il documento o i documenti per i quali estrarre i template e si seleziona quelli da cancellare, come mostrato nell'animazione sotto.
La cancellazione dei template comporta la cancellazione dei relativi file dal percorso sopra indicato. La cancellazione non può essere interrotta una volta lanciata e al termine i template cancellati non possono essere ripristinati, quindi si consiglia di porre attenzione nell'eseguire la procedura.
Premendo sul pulsante "Riavvia" è possibile ritornare al primo step del wizard ed eseguire una nuova cancellazione.
Premendo sul pulsante "Esci" (Ctrl+F4) si chiude la maschera del wizard di cancellazione.